Kokoukseen liittyminen sähköposti kutsulla

Koostimme tähän muutamia käytäntöjä kotona työskentelyyn sekä vinkkejä Teams-kokoustamiseen. Näin etäkokous hoituu sujuvasti. 

​

1. Suunnittele ja valmistaudu etäkokoukseen

Etäkokouksien keskiössä ovat ihmiset, ei tekniikka. Tehokkaalla etäkokouksella on selkeä tarkoitus, joka on kerrottu kokoukseen osallistuville. Näin onnistut itse kokouksessa:

•  Laadi selkeä agenda kokoukseen.

• Tutustu kokous materiaaliin jonka isännöitsijä on lähettänyt teille.

• Hyödynnä Teams-chattia: voit jakaa dokumentteja ja sisältöä jo ennen kokousta.

• Mahdollisuus nauhoita ja tallentaa kokous, jos kokouksen jäsenet suostuu siihen. Näin kokous on katsottavissa myöhemmin:

​

2. Hyödynnä videokuvaa ja osallista kokouksessa olevia

Kytke Teamsin video-ominaisuus päälle aina, kun se on mahdollista. Video edistää yhteistyötä ja vahvistaa läsnäolon tunnetta etäkokouksissa.

• Vinkki: Käytä taustan sumentaminen -ominaisuutta, jos et halua taustasi näkyvän, tai jos osallistut kokouksiin kotona tai julkisissa tiloissa. Saat ominaisuuden käyttöön joko ennen puhelun aloitusta tai puhelun aikana kohdasta lisäasetukset ja painikkeesta sumenna tausta.

• Videokuva edistää yhteistyötä kokouksissa, mutta jos kaistanleveys on rajallinen, video kannattaa kytkeä pois päältä. Näin korkealaatuinen ääni säilyy. 

• Teams-kokouksiin voi liittyä usealla eri tavalla. Yksi vaihtoehto on liittyä sovelluksen kalenterin kautta. Kun saat kalenteri kutsun voit lisätä sen omaan Outlook kalenteriin, Google kalenteriin ja muihin yhteensopiviin kalenteri sovelluksiin.

• Varmista kokouksen alussa, että kaikki kuulevat ja näkevät toisensa. Jos jonkun ääni on liian vaimea tai jos hänen laitteensa aiheuttaa ongelmia, käsittele ongelma kokouksen alussa. Näin kaikki pystyvät osallistumaan, eikä kukaan jää keskustelusta ulkopuoliseksi.

•  Pidä silmällä myös mykistyspainiketta. Turhat tausta äänet häiritsevät ja pidentävät kokousta todella paljon.

​

3. Seuraa muistiinpanoja, työn etenemistä, sekä jaa asiakirjoja

• Hyödynnä Teamsin muistiinpanoja.

• Kanavissa voit luoda välilehtiä tärkeille tiedostoille, verkkosivustoille tai dashboardiin, jotta sisältö on kaikkien Teamsin jäsenten käytettävissä.

​

4. Muokkaa virtuaalista työtilaasi

• Kiinnitä tärkeimmät ryhmäkeskustelusi omaan työtilaasi, jotta ne ovat helposti käytettävissä.

• Järjestele Teams-kanavat tärkeysjärjestykseen. Piilota Teams-sitet, joita ei käytä usein.

• Voit hallinnoida ilmoituksiasi profiiliasetuksissa.

• Asenna Teams-sovellus myös älypuhelimeesi, jolloin voit osallistua etäkokouksiin ja yhteistyöhön missä tahansa.

Teamsin avulla teet etätyöskentelystäsi tehokasta ja tuottavaa esimerkiksi, jos työskentelet tilapäisesti kotoa käsin tai jos organisaatiosi kannustaa jatkossa enemmän moderniin etätyöhön.

​

5. Kokoukseen soittaminen puhelimitse

• Kokoukseen osallistuminen on nyt helppoa  matkapuhelimella. Kokous kutsussa on puhelinnumero ja kokouksen yksilöllinen koodi joka pitää näpäillä jotta voi kokoukseen osallistua.

• Tämä mahdollistaa henkilöiden osallistua kokoukseen joilla ei ole älypuhelinta tai tietokonetta.